16|05|2018

Documents professionnels : le casse-tête des archives

Une quantité incroyable de papiers s’accumule dans vos placards ? Vous voulez faire de la place mais vous ne savez pas quels documents vous devez légalement conserver et pour combien de temps ? Le cabinet d’expertise-comptable Cerfrance Gironde vous aide à faire le tri.

 Durée de conservation de vos documents comptables

Type de document Durée de conservation
Livre et registre comptable 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièce justificative : bon de commande facture client et fournisseur contrats conclus par voie électronique 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Durée de conservation de vos documents fiscaux

Type d’impôt Durée de conservation
Impôt sur le revenu et sur les sociétés 6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC) bénéfices agricole (BA) en régime réel et bénéfices non commerciaux 6 ans
Impôt sur les sociétés (sociétés à responsabilité limité sociétés d’exercice libéral) 6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières) 6 ans
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) 6 ans
TVA et taxes assimilées 6 ans

Les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale travail dissimulé absence de déclaration…).

Durée de concervation de vos documents relatifs aux sociétés

Type de document Durée de conservation
Statuts d’une société d’un groupement d’intérêt économique (GIE) d’une société civile (SCP SCI…) ou d’une association (le cas échéant pièce modificative de statuts) 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS – Registre du commerce et des sociétés)
Comptes annuels (bilan compte de résultat annexe…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (y compris les documents de la société absorbée) 5 ans
Registre de titres nominatifs registre des mouvements de titres ordre de mouvement registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration 5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Feuille de présence et pouvoirs rapport du gérant ou du conseil d’administration rapport des commissaires aux comptes 3 derniers exercices

Il est recommandé de conserver indéfiniment les statuts des sociétés civiles et commerciales.

Durée de conservation de vos documents relatifs à la gestion du personnel 

Type de document Durée de conservation
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans
Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié
Document concernant les contrats de travail salaires primes indemnités soldes de tout compte régimes de retraite… 5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés des heures d’astreinte et de leur compensation 1 an
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail 5 ans
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’accident maladie 5 ans

Durée de conservation de vos documents civils et commerciaux

Type de document Durée de conservation
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation professionnelle 5 ans
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans
Correspondance commerciale (bons de commande bons de livraison...) 10 ans
Document bancaire (talon de chèque relevé bancaire…) 5 ans
Police d’assurance 2 ans à partir de la résiliation  du contrat

 

Les sanctions

En cas de non conservation de vos documents des articles stipulent des sanctions. Effectivement, concernant la conservation des documents fiscaux l'Article 1734 du Code général des impôts précise que " le refus de communication des documents et renseignements demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication ou tout comportement faisant obstacle à la communication entraîne l'application d'une amende de 5000 euros. Cette amende s'applique pour chaque demande.



Cerfrance Gironde

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