Nouveau : Logiciels de caisse sécurisés obligatoires

A partir du 1er janvier 2018, les commerçants et professionnels assujettis à la TVA sont dans l’obligation d’utiliser un logiciel de comptabilité certifié ou un logiciel de caisse sécurisé. Zoom sur une mesure qui change le quotidien des artisans, commerçants et autres professionnels de Gironde.

 

Qui est concerné par l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse ?

Sont principalement concernés par l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système de caisse sécurisé, les professionnels assujettis à la TVA qui réalisent des opérations avec des particuliers.

En revanche, ne sont pas concernés par cette obligation :

  • les professionnels non soumis à la TVA (relevant de la franchise en base ou exonérés de TVA) ;
  • les professionnels dont les clients sont exclusivement des professionnels.

 

Est-il obligatoire d’acquérir un logiciel ou système de caisse sécurisé ?

Les nouvelles règles ne créent pas l’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse sécurisé pour réaliser ses encaissements. Le choix est laissé à chaque professionnel. Toutefois, dès lors qu’il dispose d’un logiciel ou d’un système de caisse, il doit être sécurisé.

L’obligation vise tous les logiciels et systèmes qui comprennent une fonctionnalité de caisse, y compris en cas d’enregistrement par eux-mêmes sur un logiciel ou système accessible en ligne.

Sont également concernés, les logiciels dits libres ou développés en interne.

A savoir : Cette obligation vise tous les logiciels qui enregistrent des paiements, quel que soit le mode de règlement.

Si vous utilisez des fichiers Excel, ceux-ci ne répondent pas aux normes. Ils ne peuvent plus être utilisés depuis le 01/01/2018.

Si vous réalisez des factures papier à la main, rien ne vous interdit de continuer ainsi.

Par contre, dès que vous utilisez un moyen électronique ou informatique pour réaliser des factures, il vous faudra vous mettre en conformité avec ces nouvelles normes (ce sera le cas d’une balance électronique qui pèse et enregistre des paiements, ce sera le cas d’un logiciel de facturation, etc…)

 

Quelles sont les justifications à produire et les sanctions ?

Pour s’assurer que leur logiciel ou système de caisse est sécurisé, les contribuables doivent obtenir :

  • Une attestation individuelle de conformité de l’éditeur du logiciel ou du système de caisse concerné, selon un modèle fixé par l’administration ;
  • Ou un certificat délivré par un organisme accrédité.

A savoir : Pour les logiciels multi-fonctions, seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement sont à certifier.

Le certificat ou l’attestation peut être demandé par l’administration fiscale :

  • A l’occasion d’une vérification de comptabilité ;
  • Lors d’un contrôle inopiné des agents de l’administration fiscale qui peuvent intervenir dans les locaux professionnels, selon une procédure et des horaires encadrés.

En cas de contrôle, l’absence de documents justifiants la conformité de votre équipement peut conduire à une amende de 7 500 € par système ou logiciel non conforme. Suite au contrôle, vous aurez 2 mois pour régulariser votre situation.

 

Comment s’équiper ?

Cerfrance Gironde, et sa filiale informatique Cebig, vous proposent des solutions adaptées pour vous mettre en conformité :

  • Un logiciel de comptabilité certifié
  • Un outil sécurisé permettant d’enregistrer vos opérations de caisse « Pilot’ Web ».

Nos conseillers et l’équipe Cebig sont à votre disposition pour tout renseignement. N’hésitez pas à les contacter au 05 57 54 26 60 !

 

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