Une quantité incroyable de papiers s’accumule dans vos placards ? Vous voulez faire de la place mais vous ne savez pas quels documents vous devez légalement conserver et pour combien de temps ? Le cabinet d’expertise-comptable Cerfrance Gironde vous aide à faire le tri.
| Type de document | Durée de conservation |
| Livre et registre comptable | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièce justificative : bon de commande facture client et fournisseur contrats conclus par voie électronique | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Type d’impôt | Durée de conservation |
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC) bénéfices agricole (BA) en régime réel et bénéfices non commerciaux | 6 ans |
| Impôt sur les sociétés (sociétés à responsabilité limité sociétés d’exercice libéral) | 6 ans |
| Impôts directs locaux (taxes foncières) | 6 ans |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) et cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) | 6 ans |
| TVA et taxes assimilées | 6 ans |
Les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale travail dissimulé absence de déclaration…).
| Type de document | Durée de conservation |
| Statuts d’une société d’un groupement d’intérêt économique (GIE) d’une société civile (SCP SCI…) ou d’une association (le cas échéant pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS – Registre du commerce et des sociétés) |
| Comptes annuels (bilan compte de résultat annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (y compris les documents de la société absorbée) | 5 ans |
| Registre de titres nominatifs registre des mouvements de titres ordre de mouvement registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
| Feuille de présence et pouvoirs rapport du gérant ou du conseil d’administration rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices |
Il est recommandé de conserver indéfiniment les statuts des sociétés civiles et commerciales.
| Type de document | Durée de conservation |
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail salaires primes indemnités soldes de tout compte régimes de retraite… | 5 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
| Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail | 5 ans |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’accident maladie | 5 ans |
| Type de document | Durée de conservation |
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation professionnelle | 5 ans |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
| Correspondance commerciale (bons de commande bons de livraison…) | 10 ans |
| Document bancaire (talon de chèque relevé bancaire…) | 5 ans |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
Les sanctions
En cas de non conservation de vos documents des articles stipulent des sanctions. Effectivement, concernant la conservation des documents fiscaux l’Article 1734 du Code général des impôts précise que » le refus de communication des documents et renseignements demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou tout comportement faisant obstacle à la communication entraîne l’application d’une amende de 5000 euros. Cette amende s’applique pour chaque demande.